به وب‌سایت «اجیلیتی/Agility» خوش آمدید. در اینجا به شما راهکارهای «چابک/Agile» را آموزش می‌دهیم تا نگرشتان به مدیریت کارها و پیشبرد اهدافتان به‌کلی دگرگون شود.
«کانبان/Kanban» یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها یا روش‌های مدیریت پروژه با متدولوژی اجایل است و علاوه بر محبوب بودن، یکی از ساده‌ترین چارچوب‌های اجایل نیز هست. چرا که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد پروژه‌های خود را به شکلی کارآمد مدیریت کرده و با قدرت بیشتری مسائل را پیگیری کنند. ویژگی بسیار برجسته «چارچوب کانبان/Kanban Framework» در اجایل، سازگاری راحت آن با انواع ساختارهای سازمانی است.
ابتدا پیشینه‌ای از کانبان
قبل از اینکه بگوییم Kanban چیست بهتر است نحوه پیدایش آن را برای شما بازگو کنیم. این چارچوب که در اواخر دهه ۱۹۴۰ توسط یک مهندس ژاپنی به نام «تایچی اونو» توسعه داده شد که در شرکت تویوتا کار می‌کرد. او یک مهندس صنعتی و در نهایت یکی از مدیران ارشد این شرکت بود. امروزه اونو به‌عنوان پدر سیستم تولید تویوتا شناخته می‌شود؛ سیستمی که در آمریکا بسیار الهام‌بخش شد.
چالش تویوتا
در آن زمان، تویوتا برای رقابت در بازار خودروی آمریکا با مشکلاتی مواجه بود. بنابراین، این شرکت به بررسی نحوه مدیریت زنجیره‌های تامین دیگر صنایع پرداخت و به‌طور خاص فروشگاه‌های زنجیره‌ای را مطالعه کرد. فروشگاه‌ها موجودی خود را بر اساس الگوهای مصرف تنظیم می‌کردند:
محصولات را به‌اندازه‌ای که می‌توانستند در یک بازه زمانی مشخص بفروشند، انبار می‌کردند. مشتریان نیز فقط به اندازه نیاز خرید می‌کردند، زیرا می‌دانستند می‌توانند بعدا دوباره خرید کنند.
این موضوع باعث شد تویوتا به این نتیجه برسد که تقاضای مصرف‌کننده باید بخشی از فرایند تولید باشد؛ اطلاعاتی ضروری که قبل از تولید باید به آن توجه کرد.
تفاوت با روش هنری فورد
در آن زمان بیشتر خودروسازان همچنان از روش هنری فورد استفاده می‌کردند:
آنها حجم زیادی از قطعات را تولید و آنها را در کنار خط تولید انباشت می‌کردند تا در صورت نیاز استفاده شوند. اما این روش به سرمایه‌گذاری اولیه زیادی نیاز داشت که برای ژاپنِ پس از جنگ جهانی دوم بسیار چالش‌برانگیز بود.
تایچی اونو به‌منظور حذف تولید اضافی، سیستمی را معرفی کرد که در آن موجودی جدید فقط زمانی تأمین می‌شد که واقعاً ضروری بود. کارخانه‌ها به شکلی سازمان‌دهی شدند که تولید و مونتاژ قطعات را با سرعت متفاوت انجام دهند و کارگران مونتاژ، تنها در صورتی که واقعاً نیاز داشتند قطعات را بردارند. این روش به نام تولید «به‌موقع/Just in Time» یا JiT مرسوم شد.
کانبان: کارت‌های ارتباطی
بر اساس انجام تحقیقات از فروشگاه‌ها، اونو دریافت که باید یک مکانیسم ارتباطی وجود داشته باشد تا موجودی قفسه‌ها به‌موقع تامین شود. به همین دلیل، کارت‌های کاغذی به نام «کانبان/Kanban» را معرفی کرد. هرگاه یک ماده مصرف می‌شد، کارت کانبان به تیم تولید قطعات ارسال می‌شد تا دقیقا مشخص کند چه چیزی مصرف شده و چه مقدار از آن باید جایگزین شود.
موفقیت روش کانبان
روش Kanban موفقیت بزرگی به همراه داشت و به‌تدریج برای پشتیبانی از فرایندها در انواع زنجیره‌های تامین تکامل پیدا کرد. به‌طور خلاصه، هر چیزی که نیاز به نمایش بصری حجم زیادی از کارهای در حال انجام داشته باشد، می‌تواند نامزد استفاده از این سیستم باشد.
بهترین مکان برای پیاده‌سازی این باور، سازمان‌های سنتی هستند که سلسله‌مراتب و نقش‌های مدیریتی خشکی و نامنعطف و حجم زیادی از کارهای معوق دارند. در حقیقت سیستم کانبان این‌گونه سازمان‌ها را دگرگون خواهد کرد.
متدولوژی کانبان چیست؟
کانبان به زبان ساده اگر بگوییم، یکی از روش‌های اجرای نگرش اجایل یا چابک است که بر «بهبود مستمر/Continuous Improvement»، انعطاف‌پذیری در «مدیریت وظایف/Task Management» و بهبود «جریان کار/Workflow» تمرکز دارد. کانبان این فاکتورها را با یک رویکرد بصری و گرافیکی پیشنهاد می‌دهد که در ادامه توضیح خواهیم داد. اما به‌طور خلاصه، کانبان در مدیریت پروژه کمک می‌کند پیشرفت کل پروژه تنها با یک نگاه به‌راحتی درک شود.
کانبان در مدیریت پروژه
کانبان در مدیریت پروژه است که بسیار کاربرد دارد و به دلیل سادگی و کارایی، در تیم‌ها و سازمان‌های مختلف محبوبیت زیادی پیدا کرده است. این روش با ایجاد جریان کاری شفاف، محدود کردن حجم کارهای در جریان، و بهبود تدریجی فرآیندها، به تیم‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و پروژه‌ها را با موفقیت مدیریت کنند.
چرا روش کانبان در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
مدیریت پروژه معمولاً با چالش‌هایی مانند پراکندگی تسک‌ها، اولویت‌بندی نادرست و کمبود شفافیت در پیشرفت پروژه همراه است. کانبان با استفاده از نمایش بصری جریان کار و ابزارهایی مانند بورد کانبان، این مشکلات را حل می‌کند. بورد کانبان نه‌تنها به اعضای تیم، بلکه به مدیران پروژه نیز این امکان را می‌دهد که در یک نگاه وضعیت پروژه را بررسی کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.
کانبان چگونه کار می‌کند؟
حال که فهمیدیم Kanban چیست، به نحوه کار آن اشاره خواهیم کرد.
«بورد کانبان/Kanban Board» در این روش مهم‌ترین ابزار است. برای اینکه که بتوانیم کل یک پروژه را (با تمام آن جزئیات بلندبالا و گاهی گیج‌کننده) به راحتی آب‌خوردن به‌صورت بصری ببینیم و جریان پروژه برایمان به‌خوبی قابل دنبال‌کردن باشد، از بورد Kanban استفاده می‌کنیم.
با همین تکنیک گرافیکی ساده، اعضای جدید یا هر فرد خارجی که به پروژه مسلط نیست می‌تواند به‌راحتی درک کند که در حال حاضر چه اتفاقی برای پروژه می‌افتد، چه وظایفی (تسک‌هایی) تابه‌حال انجام شده‌اند و چه وظایفی قرار است در آینده انجام شوند.
بورد کانبان تسک‌ها را برای ما به شکل زیر تقسیم‌بندی می‌کند:
-
«در حال انجام/Doing»: تسک‌هایی که هم اکنون توسط تیم توسعه در حال انجام هستند.
-
«باید انجام شود/To-Do»: تسک‌هایی که برنامه‌ریزی شده است تا در آینده انجام شوند.
-
«تکمیل‌شده/Done»: تسک‌هایی که به پایان رسیده‌اند.
ستون‌های بورد کانبان کاملاً به هم متصل هستند و وظایف به‌تدریج از ستون سمت چپ (باید انجام شود) به ستون سمت راست (وظایف تکمیل‌شده) منتقل می‌شوند. هر وظیفه به‌صورت یک «کارت/Card» ساخته می‌شود و روی ستون‌ها حرکت می‌کند.
تکنیک کانبان چرخه کاری انجام تسک‌ها را بر اساس اصلی به نام «کار در حال انجام/Work in Progress» یا WIP اندازه‌گیری می‌کند که البته قوانین مشخص و ازپیش‌تعیین‌شده و محدودیت‌هایی دارد.
یکی از مهم‌ترین اصولی که متدولوژی کانبان باید به آن پایبند باشد تا در تفکر اجایل جای گیرد رعایت دقیق همین مسئله WIP است.
اصول اساسی متدولوژی کانبان
متدولوژی Kanban بر اصول و شیوه‌های مشخصی استوار است که عبارت‌اند از:
-
با جریان کاری موجود شروع کنید: تکنیک کانبان بر ایجاد تغییرات کوچک و تدریجی تاکید دارد. بنابراین، تیم شما باید با جریان کاری موجود شروع کرده و به‌صورت تدریجی و مستمر فرایندها را بهبود دهید.
-
محدودکردن تسک‌های جاری: تیم شما باید ظرفیت خود را بشناسد و حجم کارهای جاری/WIP را بر اساس آن انتخاب کند. انجام هم‌زمان تعداد زیادی تسک، زمان شما را هدر داده و تاثیر منفی بر پروژه شما خواهد داشت.
-
احترام به نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود: یکی از دلایل اصلی موفقیت تکنیک کانبان این است که نیازی به تغییر کامل فرهنگ کاری سازمان شما ندارد. بسیاری از سازمان‌ها در برابر روش‌های مدرن مقاومت می‌کنند؛ زیرا با تغییر اصلاً راحت نیستند. خیالتان راحت باشد! کانبان به ساختار سازمانی شما کاری ندارد و صرفاً به دنبال بهبود فرایندها و ارتقای بهره‌وری شماست.
-
تشویق رهبری در تمام سطوح: در روش‌های مدیریت پروژه سنتی، شما برای کوچک‌ترین وظایف نیز نیاز به تایید مدیر پروژه دارید. اما کانبان به شما آزادی زیادی برای تصمیم‌گیری درباره وظایفتان می‌دهد. این رویکرد رهبران آینده را پرورش می‌دهد و باعث می‌شود افراد از اشتباهات خود درس بگیرند و عملکرد خود را بهبود دهند.
علاوه بر اصول بالا موارد زیر نیز باید عمیقا توسط شما موردتوجه قرار بگیرند:
-
جریان‌های کاری خود را بصری کنید: کل مفهوم ابزار کانبان حول نمایش صحیح پروژه به شکل گرافیکی می‌چرخد. در گذشته، از تخته‌های سفید متحرک با ستون‌ها و کارت‌های کانبان استفاده می‌شد. اما این روش‌ها دیگر منسوخ شده و نرم‌افزارهای پیشرفته مدیریت پروژه پا به عرصه گذاشته‌اند که کار را بسیار ساده کرده‌اند. اپلیکیشن‌هایی مانند «ترلو»، «جیرا» و... .
-
تعداد کارهای در جریان را کاهش دهید: در بورد کانبان تیم خود، کارهای در جریان را کاهش دهید و آن را متناسب با ظرفیت تیم خود تنظیم کنید. به عملکرد و خروجی کار تیم خود بیندیشید و تعداد تسک‌های هم‌زمان را محدود کنید.
حق ندارید هیچ کار جدیدی شروع کنید مگر اینکه محدودیت WIP را رعایت کرده باشید! این کار تضمین می‌کند که کل تیم شما با هم کار کنند و تمام وظایف مرتبط را تا حد امکان به‌طور هم‌زمان به پایان برسانند.
-
جریان کاری خود را مدیریت کنید: مدیریت پارامترهای «زمان کل/Lead Time» و «زمان چرخه/Cycle Time» برای شما اهمیت بالایی دارد. زمان کل، زمانی است که برای تکمیل یک تسک صرف می‌شود. پس کاهش این زمان یک هدف مهم برای تیم شما است.
-
سیاست‌های مدیریتی تیم را شفاف کنید: تیم پروژه باید بداند که دقیقا به دنبال دستیابی به چه هدفی است. دلیل آن ساده است: وقتی یک هدف مشخص در مقابل افراد باشد، تلاش بیشتری برای دستیابی به آن می‌کنند. پس اهداف و سیاست‌ها را تا حد ممکن شفاف کنید و به تفسیرهای شخصی افراد واگذار نکنید. چراکه مشکل‌ساز خواهد شد.
-
روحیه همکاری را تقویت کنید: در تیم خود همکاری را تقویت و روحیه آزمایش و نوآوری را ترویج کنید. تیم شما باید بتوانند به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند تا راه‌هایی برای بهبود فرایندها، بهینه‌سازی جریان‌های کاری و کاهش اتلاف منابع پیدا کنند. ایده‌ها و روش‌های جدیدی که از طریق آزمایش به آن می‌رسید می‌توانند ذهنیت بهبود مستمر را یک گام برایتان به جلو ببرند.
-
تا جای ممکن بازخوردهای منظم دریافت کنید: در نهایت، مهم‌ترین دارایی هر کسب‌وکار، مشتریان آن است. بنابراین، یک سیستم بازخورد کاربردی پیاده‌سازی کنید و از مشتریان فعلی یا بالقوه خود بخواهید از نرم‌افزار یا محصول شما استفاده و بازخورد دهند.
در بورد کانبان خود، می‌توانید ستونی را برای دریافت بازخورد از ارزیابان خارجی یا خود مشتریان اختصاص دهید. این کار به حفظ مستمر کیفیت کار تحویلی شما کمک می‌کند.
تفاوت کانبان و اسکرام چیست؟
به طور خلاصه تفاوت‌های فریم ورک اسکرام و کانبان را بررسی می‌کنیم.
بهترین روش برای به خاطر سپردن این مقایسه این است که این‌گونه فکر کنید: کانبان می‌کشد (Pull)، درحالی‌که اسکرام هل می‌دهد (Push).
جدول زیر مقایسه‌ای کلی از این دو است:
|
ویژگی |
کانبان |
اسکرام |
|
نقش‌ها |
هیچ نقش مشخصی تعریف نشده، اما برخی تیم‌ها ممکن است «مدیر درخواست خدمات/Service Request Manager» و «مدیر تحویل خدمات/Service Delivery Manager» داشته باشند. |
مالک محصول، اسکرام مستر و تیم توسعه |
|
ریتم انتشار |
پیوسته |
بازه‌های زمانی تعریف‌شده به نام اسپرینت (مثلا دو هفته) |
|
تحویل |
پیوسته |
در پایان هر اسپرینت با تایید مالک محصول |
|
تغییرات |
تغییرات می‌توانند در هر زمانی رخ دهند. |
تغییرات مجاز است؛ اما تغییرات آیتم‌های یک اسپرینت نباید در طول همان اسپرینت ایجاد شوند. |
|
جلسات |
جلسات مشخصی تعریف نشده، اما می‌توان در سطح تیمی جلساتی مانند «استندآپ روزانه» و در سطح خدمات جلساتی مانند «تحویل و بررسی ریسک‌های موجود» انجام داد. |
چهار جلسه اجباری: برنامه‌ریزی اسپرینت، اسکرام روزانه، بازبینی اسپرینت و بازنگری اسپرینت |
|
شاخص‌های عملکرد |
زمان کل و زمان چرخه |
«سرعت/Velocity» و «ظرفیت برنامه‌ریزی‌شده/Planned Capacity» |
چالش‌ها و راه‌حل‌های کانبان
در اجرای روش کانبان به‌قطع چالش‌هایی پیش روی شما وجود خواهد داشت که به برخی از آنها اشاره کرده‌ایم:
-
تغییر میزان تقاضا
-
چالش: نوسانات تقاضا در محصول شما می‌تواند مدیریت کارت‌های کانبان را دشوار کند.
-
راه‌حل: محدودیت‌های WIP و کارت‌های کانبان را طوری تنظیم کنید که با تغییرات تقاضا هماهنگ شوند.
-
مشکلات کیفی
-
چالش: مشکلات پیش‌آمده در کیفیت محصول خروجی می‌تواند تولید محصول و رساندن آن به دست مشتری را به تاخیر بیندازد.
-
راه‌حل: سعی کنید مشکلات بالقوه را از ابتدا شناسایی و برای آن راه‌حل‌هایی پیشنهاد کنید و حتما فرایند کنترل کیفیت را در از ابتدا در برنامه‌ریزی خود بگنجانید.
-
چالش‌های لجستیکی
-
چالش: اگر محصول شما فیزیکی است مشکلات حمل‌ونقل یا کمبود مواد اولیه و اگر محصول شما دیجیتال است، کانال‌های توزیع اینترنتی مانند وب‌سایت، فروشگاه‌های اپلیکیشن و کانال‌های اجتماعی می‌تواند بر استراتژی کانبان تاثیر بگذارند.
-
راه‌حل: از ابتدا روی برقراری ارتباطات منظم با تامین‌کنندگان و کانال‌های توزیع و نمایش محصول خود تمرکز کنید تا جریان‌های لجستیکی و ارتباط با مشتری روان باقی بمانند.
-
مقاومت در برابر تغییر
-
چالش: ممکن است تیم شما یا ذی‌نفعان پروژه از پذیرش روش کانبان خودداری کنند.
-
راه‌حل: جلسات آموزشی و کوچینگ برای تیم خود برگزار کنید. افراد را در اجرای سیستم کانبان دخیل کرده و مزایای این روش را به‌صورت عملی آنها نشان دهید.
جمع‌بندی
متدولوژی کانبان، با بهره‌گیری از اصول ساده و موثر، همچون ایجاد تغییرات تدریجی، کاهش کارهای در جریان (WIP) و ترویج همکاری و نوآوری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و فرایندهای کاری را بهینه کنند.
این روش که در ابتدا توسط تایچی اونو در تویوتا ابداع شد، امروز به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای نمایش بصری جریان کار و مدیریت موثر پروژه‌ها شناخته می‌شود. کانبان با انعطاف‌پذیری ذاتی خود به تیم‌ها اجازه می‌دهد در محیط‌های پویا و متغیر عملکرد بهتری داشته باشند و همواره در مسیر بهبود مستمر گام بردارند. این رویکرد، نه‌تنها فرهنگ سازمانی را تقویت می‌کند، بلکه کیفیت و کارایی محصول نهایی را به سطح جدیدی ارتقا می‌دهد.