ترلو هرج‌ومرج را آرام و ابهام را به وضوح بدل می‌کند؛ با Trello فهرست کارهای شما از شکل یک کلاف سردرگم به یک شاهکار بصری تبدیل می‌شوند.
نرم افزار ترلو چیزی بیشتر از یک نرم افزار مدیریت پروژه است؛ این ابزار، یک قالب تصویری قدرتمند است که سازماندهی وظایف و همکاری بین اعضای تیم را روان و دلپذیر می‌کند. چه یک فریلنسر باشید که چندین مشتری و پروژه را به‌طور هم‌زمان مدیریت می‌کنید، یا عضوی از یک تیم که به هماهنگی جریان‌های کاری پیچیده نیاز دارد، ترلو پاسخگوی نیازتان خواهد بود.
در این مقاله، به بررسی این خواهیم پرداخت که نرم افزار ترلو چیست، چگونه کار می‌کند و چرا انتخابی عالی برای افراد و کسب‌وکارهایی است که به دنبال ساده‌سازی فرایندهای کاری خود هستند.
ترلو چیست؟
نرم افزار ترلو یک ابزار مدیریت پروژه است که از روش کانبان / Kanban برای سازماندهی وظایف استفاده می‌کند. برنامه ترلو را می‌توان تحت وب استفاده کرد یا اپلیکیشن آن را بر روی لپتاپ یا گوشی هوشمند دانلود کرد.
پروژه‌ها در قالب بوردها مدیریت می‌شوند و وظایف به‌صورت کارت‌هایی نمایش داده می‌شوند که در میان لیست‌ها جابه‌جا شده و مراحل مختلف کار را نشان می‌دهند. این ابزار ساده و بصری به افراد و تیم‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت کارها را پیگیری کرده و پروژه‌ها را به‌طور کارآمد مدیریت کنند.
برنامه ترلو در سال ۲۰۱۱ توسط شرکت Fog Creek Software توسعه یافت و به‌دلیل سادگی و کارایی بالای خود محبوب شد. در سال ۲۰۱۷، شرکت Atlassian آن را خریداری کرد و با افزودن قابلیت‌های جدید و یکپارچه‌سازی با ابزارهایی مانند جیرا/Jira و کانفلوئنس/Confluence، آن را به یکی از ابزارهای مهم مدیریت پروژه تبدیل کرد.
چه کسانی از نرم افزار ترلو استفاده می‌کنند؟
رابط کاربری ساده و جذاب، یادگیری سریع و آسان و امکانات کاربردی آن در حالت رایگان، باعث شده تا تیم‌های بسیاری در دنیا برای پیشبرد کارهای خود از ترلو استفاده کنند؛ در فهرست زیر، خیلی کوتاه گروه‌های متفاوت کاربران Trello در حوزه‌ها و صنایع مختلف را بررسی کرده‌ایم.
گروه‌های مختلف کاربران
تیم‌ها: تیم‌های کوچک و متوسط از Trello برای مدیریت وظایف/Tasks و همکاری استفاده می‌کنند. این ابزار به آنها کمک می‌کند تا کارها را سازماندهی کرده، مسئولیت‌ها را تخصیص داده و پیشرفت پروژه‌ها را به‌صورت بصری دنبال کنند تا همسو با اهداف خود باقی بمانند.
فریلنسرها: فریلنسرها از ترلو برای مدیریت وظایف شخصی، پروژه‌های مشتریان و ددلاین‌ها استفاده می‌کنند. با ایجاد بوردهای جداگانه برای پروژه‌ها و مشتریان مختلف، می‌توانند همه چیز را به‌طور منظم سازماندهی کنند.
شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ: سازمان‌های بزرگ از ترلو برای مدیریت پروژه‌های چابک، همکاری بین دپارتمان‌ها و مقیاس‌پذیری فرایندها استفاده می‌کنند. قابلیت‌هایی مانند تعیین سطوح دسترسی برای تیم‌ها و اتوماسیون، آن را برای کسب‌وکارهای بزرگ ایده‌آل می‌سازد.
استفاده شخصی: افراد برای پروژه‌های شخصی، تعیین اهداف و لیست‌های کارهای روزانه از ترلو استفاده می‌کنند. این ابزار به آنها کمک می‌کند تا وظایف کوتاه‌مدت و برنامه‌های بلندمدت را در یک فرمت بصری و انعطاف‌پذیر مدیریت کنند.
نمونه‌هایی از صنایع محبوب که از ترلو استفاده می‌کنند
تکنولوژی: تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک از Trello برای مدیریت اسپرینت، ردیابی اشکالات و سازماندهی جدید استفاده می‌کنند. ساختار بصری آن برای فرایندهای چابک/Agile ایده‌آل است و امکان اختصاص وظایف و پیگیری پیشرفت را فراهم می‌کند.
بازاریابی: تیم‌های بازاریابی برای برنامه‌ریزی کمپین‌ها، پیگیری تولید محتوا و همکاری روی ایده‌ها از ترلو بهره می‌برند. این ابزار به آنها کمک می‌کند تا کارهای خود را سازماندهی کرده و کمپین‌ها را از مرحله ایده‌پردازی تا اجرا مدیریت کنند.
آموزش: معلمان و مدیران آموزشی از ترلو برای سازماندهی برنامه‌های درسی، پیگیری پیشرفت دانش‌آموزان و مدیریت رویدادها استفاده می‌کنند. سادگی ترلو باعث می‌شود که برای محیط‌های آموزشی که نیاز به مدیریت حجم زیادی از اطلاعات دارند، مفید باشد.
برنامه‌ریزی رویداد: برنامه‌ریزان رویدادها می‌توانند از ترلو برای مدیریت زمان‌بندی، هماهنگی با تأمین‌کنندگان و تخصیص وظایف استفاده کنند. امکان شکستن پروژه‌های پیچیده به وظایف کوچک‌تر باعث می‌شود که همه چیز طبق برنامه پیش برود.
کاربردهای نرم افزار Trello
ترلو طیف گسترده‌ای از امکانات را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد که بخش قابل توجهی از آنها نیز رایگان‌اند؛ در این بخش به بررسی مهم‌ترین کاربردهای ترلو پرداخته‌ایم.
مدیریت وظایف
برنامه ترلو به کاربران کمک می‌کند تا تسک‌های خود را با ایجاد کارت‌های جداگانه برای هر کار، تعیین مهلت‌های زمانی و سازماندهی آنها در لیست‌هایی مانند "برای انجام/To Do" و "تکمیل‌شده/Done" دنبال کنند. این ساختار به اولویت‌بندی وظایف، نظارت بر پیشرفت و حفظ نظم کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی پروژه
ترلو ابزاری عالی برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها است. کاربران می‌توانند برای پروژه‌های مختلف بوردهای جداگانه ایجاد کرده و لیست‌هایی برای هر مرحله یا مایلستون پروژه تنظیم کنند. این ویژگی امکان تقسیم کارها به بخش‌های کوچک‌تر، تعیین مهلت‌ها و استفاده از نمای تقویم یا تایم‌لاین برای پیگیری روند پیشرفت را فراهم می‌کند.
همکاری تیمی
ترلو از همکاری تیمی پشتیبانی می‌کند و امکان ارسال نظرات، پیوست فایل‌ها و استفاده از منشن‌ها را فراهم می‌سازد. اعضای تیم می‌توانند بوردهای مشترک داشته باشند، به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای دریافت کنند و با ارتباط مؤثر، هماهنگی بهتری در کارهای گروهی ایجاد کنند.
مدیریت جریان کار و اتوماسیون
ترلو وظایف تکراری را با استفاده از قابلیت Butler به‌صورت خودکار انجام می‌دهد، مانند جابه‌جایی کارت‌ها یا تخصیص تسک‌ها. همچنین با ادغام با برنامه Zapier، امکان همگام‌سازی با سایر برنامه‌ها را فراهم کرده و فرایندهای کاری را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.
سازماندهی بصری
بوردهای بصری ترلو به کاربران کمک می‌کنند تا وظایف و پروژه‌های خود را به‌صورت شفاف سازماندهی کنند. کاربران می‌توانند به‌راحتی پیشرفت کارها را پیگیری کرده، اولویت‌ها را تنظیم کرده و چندین پروژه را هم‌زمان مدیریت کنند، که این امر باعث درک بهتر تصویر کلی کارها می‌شود.
برترین ویژگی‌های ترلو
در بخش قبلی گفتیم ترلو چه استفاده‌ها و کاربردهایی برای تیم‌ها و افراد دارد اما این کاربردها از طریق کدام امکانات و فیچرها ممکن می‌شوند؟
بوردها، لیست‌ها و کارت‌ها
اساس ترلو بر مبنای ساختار ساده‌ای استوار است: بوردها/Boards نمایانگر پروژه‌ها، لیست‌ها/Lists مراحل کاری و کارت‌ها/Cards وظایف فردی را نشان می‌دهند.
کاربران می‌توانند پروژه‌های خود را به‌صورت بصری سازماندهی کنند و کارت‌ها را از یک لیست به لیست دیگر منتقل کنند تا پیشرفت کارها را پیگیری کنند. این ساختار شهودی، مدیریت کارها در تمامی مراحل را ساده می‌کند.
برچسب‌ها، تاریخ‌های سررسید و چک‌لیست‌ها
ترلو گزینه‌های متنوعی برای شخصی‌سازی دارد. قابلیت افزودن برچسب‌ها به کارت‌ها برای دسته‌بندی وظایف، ایجاد ددلاین برای اطمینان از انجام به‌موقع کارها و ساختن چک‌لیست‌ها در داخل کارت‌ها، که کمک می‌کنند تا وظایف بزرگ به مراحل کوچک‌تر تقسیم شوند.
پاورآپ‌ها (ادغام‌ها)
عملکرد ترلو از طریق پاورآپ‌ها/Power-Ups که ادغام با ابزارهای ثالث مانند گوگل درایو/Google Drive، اسلک/Slack و اورنوت/Evernote هستند، ارتقا می‌یابد. این ادغام‌ها این امکان را می‌دهند که مستندات را لینک کرده، به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک گذاشته یا مستقیماً از داخل ترلو به منابع مهم دیگر دسترسی پیدا کنید.
اتوماتیک‌سازی با باتلر
باتلر/Butler (به معنای خدمتکار در زبان انگلیسی) ابزار اتوماتیک‌سازی ترلو است که برای کاهش کارهای دستی طراحی شده؛ کاربران می‌توانند تریگرهایی (Trigger یا همان محرک) را تنظیم کنند تا کارهای تکراری مانند انتقال کارت‌ها بین لیست‌ها، اختصاص وظایف یا ارسال اعلان‌ها به‌طور خودکار انجام شوند.
ابزارهای همکاری تیمی
ترلو همکاری مؤثر تیمی را با ویژگی‌هایی همچون نظرات، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، تگ کردن و تعیین اعلان‌ها تسهیل می‌کند که باعث می‌شود همه در جریان کارها و هماهنگ با یکدیگر باشند.
طرح‌های قیمت‌گذاری ترلو
ترلو دارای چهار پلن قیمت‌گذاری است؛ به جز طرح رایگان که بسیاری از امکانات اصلی این برنامه را در اختیار کاربر قرار می‌دهد، سه پلن پولی نیز وجود دارند که هر یک امکانات خاصی برای کاربران آن آزاد می‌کند.
طرح رایگان/Free Plan
طرح رایگان ترلو ویژگی‌های پایه‌ای مانند بوردها، لیست‌ها و کارت‌های نامحدود را ارائه می‌دهد، اما استفاده از پاورآپ‌ها را به یک مورد در هر بورد محدود می‌کند. همچنین شامل اتوماسیون باتلر در سطح ابتدایی است، که این طرح را برای استفاده شخصی یا تیم‌های کوچک بدون نیازهای پیشرفته مناسب می‌سازد.
طرح استاندارد/Standard Plan
طرح استاندارد، با مبلغ ماهی 6 دلار به ازای هر کاربر، برای تیم‌های کوچک تا متوسط طراحی شده است که به امکاناتی بیشتر از پلن رایگان نیاز دارند؛ اما ویژگی‌های سطح سازمانی را نمی‌خواهند. این پلن شامل تعداد نامحدود بوردها، چک‌لیست‌های پیشرفته و فیلدهای سفارشی است و همچنین محدودیت بیشتری برای اجرای دستورات خودکار دارد، که به ایجاد جریان کاری ساختاریافته‌تر کمک می‌کند.
طرح تجاری/Business Plan
طرح کلاس تجاری، با مبلغ ماهی 10 دلار به ازای هر کاربر، پاورآپ‌های نامحدود، اتوماسیون پیشرفته با باتلر و مجوزهای تیمی برای مدیریت نقش‌ها را به کاربران ارائه می‌دهد. این طرح همچنین شامل پشتیبانی اولویت‌دار است و برای تیم‌های در حال رشد که به ویژگی‌ها و ادغام‌های بیشتری نیاز دارند، ایده‌آل است.
طرح سازمانی/Enterprise Plan
طرح سازمانی با مبلغ ماهی 17.5 دلار به ازای هر کاربر، شامل کنترل‌های امنیتی پیشرفته (مثلاً SSO)، ادغام‌های پیشرفته و ابزارهای مدیریتی برای مدیریت تیم‌های بزرگ است. این طرح همچنین دارای پشتیبانی اختصاصی 24/7 است که آن را به انتخابی مناسب برای کسب‌وکارهای بزرگ با نیازهای پیچیده بدل می‌کند.
ترلو در مقابل رقبا
ترلو یکی از مطرح‌ترین و محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه در دنیاست ولی رقبای جدی و مهمی هم دارد؛ در این بخش چهار رقیب مهم و اصلی ترلو را با یکدیگر مقایسه کرده‌ایم.
آسانا/Asana
آسانا/Asana بیشتر بر مدیریت وظایف متمرکز است و ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند وابستگی/Dependency تسک‌هاو زمان‌بندی را ارائه می‌دهد. این ابزار به‌ویژه برای تیم‌های بزرگ که نیاز به پیگیری پروژه‌های دقیق و جریان‌های کاری پیچیده دارند، مناسب است.
ماندی/Monday.com
ماندی‌دات‌کام به‌خاطر داشبوردهای کاملاً قابل تنظیم و قابلیت‌های گزارش‌دهی قوی‌اش شناخته می‌شود. این ابزار برای تیم‌هایی که به انعطاف‌پذیری و تجزیه و تحلیل عمیق نیاز دارند تا کارهایشان را در پروژه‌های مختلف پیگیری کنند، ایده‌آل است.
کلیک‌آپ/ClickUp
کلیک‌آپ یک پلتفرم همه‌کاره است که شامل ردیابی زمان، مدیریت پروژه و مستندسازی می‌شود. ابزار ClickUp برای تیم‌هایی که به مجموعه‌ای گسترده از ابزارها در یک مکان نیاز دارند، مناسب است؛ اگرچه ممکن است نسبت به ترلو منحنی یادگیری تندتری داشته و مدت‌زمان بیشتری برای تسلط به ویژگی‌های آن نیاز باشد.
جیرا/Jira
جیرا عمدتاً در توسعه نرم افزار استفاده می‌شود و در مدیریت پروژه‌های چابک با ردیابی مشکلات و مدیریت اسپرینت‌های قوی برجسته است. نرم‌افزار جیرا/Jira برای تیم‌های توسعه‌ای عالی است، اما ممکن است برای کاربران غیر فنی یا پروژه‌های کوچک بیش از حد پیچیده باشد.
به‌طور خلاصه:
👈 آسانا برای مدیریت وابستگی‌های وظایف و تعیین ترتیب کارها بهتر است؛
👈 ترلو به‌خاطر رابط کاربری ساده‌اش برای تیم‌های کوچک مناسب‌تر است؛
👈 ماندی‌دات‌کام گزارش‌دهی و سفارشی‌سازی بهتری ارائه می‌دهد؛
👈 کلیک‌آپ طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را به‌صورت یکپارچه ارائه می‌دهد؛
👈 جیرا با امکانات مخصوص اسکرام و کانبان، بهترین گزینه برای تیم‌های چابک است.
مزایای ترلو
ترلو هم مثل هر ابزار دیگری بی‌نقص نیست؛ اگرچه در مجموع بدون شک کفه مزایا نسبت به معایب سنگینی می‌کند. اینجا علاوه بر مرور مهم‌ترین مزیت‌ها، برجسته‌ترین معایب آن را نیز مرور کرده‌ایم.
-
سهولت استفاده: رابط کاربری بصری و کاربرپسند ترلو این امکان را فراهم می‌کند که کاربران مبتدی با حداقل آموزش، شروع به کار کنند و تجربه‌ای شهودی از مدیریت پروژه داشته باشند.
-
انعطاف‌پذیری: ترلو قابلیت سفارشی‌سازی برای استفاده شخصی و تیمی را دارد و آن را برای انواع مختلف پروژه‌ها از وظایف ساده تا پیچیده، قابل انطباق می‌سازد.
-
ویژگی‌های همکاری هم‌زمان در پروژه: هر کاری - مثل کامنت‌گذاری و اشتراک‌گذاری فایل‌ها - که در ترلو انجام دهید، در همان زمان برای همکارتان نشان داده می‌شود؛ این امکان همکاری تیمی را تسهیل و ارتباطات و همکاری‌ها را در تیم‌ها به‌خوبی هماهنگ می‌کند.
-
ادغام‌ها: قابلیت Power-Ups در ترلو این امکان را می‌دهد که با اپلیکیشن‌های محبوبی مانند Google Drive، Slack و Evernote ادغام شود و عملکرد آن را بهبود بخشد و جریان‌های کاری را ساده کند.
-
اتوماتیک‌سازی: ویژگی Butler به‌طور خودکار وظایف تکراری را انجام می‌دهد، مانند جابجایی کارت‌ها یا تنظیم تاریخ‌های سررسید، که زمان کاربران را صرفه‌جویی کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
معایب ترلو
-
ویژگی‌های پیشرفته محدود: برای تیم‌های بزرگتر یا پروژه‌های پیچیده، ترلو می‌تواند در مقایسه با ابزارهای غنی‌تر مانند آسانا یا جیرا محدود باشد، به‌ویژه در مورد وابستگی‌های دقیق وظایف یا جریان‌های کاری پیشرفته.
-
مشکلات مقیاس‌پذیری: هرچند برای پروژه‌های کوچک عالی است، اما سادگی ترلو می‌تواند برای پروژه‌های بزرگ که وظایف زیادی دارند محدودیت ایجاد کند و مدیریت آنها دشوارتر شود.
-
کمبود ابزارهای گزارش‌گیری/تحلیل: ترلو ابزارهای گزارش‌گیری یا تحلیل دقیق ندارد که این می‌تواند برای مدیران پروژه که نیاز به بینش‌های عمیق در مورد عملکرد یا پیشرفت تیم دارند، یک محدودیت باشد.
-
هزینه ویژگی‌های پریمیوم: برخی از ویژگی‌های پیشرفته ترلو، مانند استفاده از Power-Ups به‌طور نامحدود و اتوماتیک‌سازی پیشرفته، تنها از طریق طرح‌های پرداختی در دسترس هستند که این می‌تواند برای کاربران با بودجه محدود یک محدودیت باشد.
جمع‌بندی
ترلو مانند یک بوم خالی برای مدیریت پروژه است؛ ساده، شهودی و از نظر بصری لذت‌بخش. این ابزار برای افراد و تیم‌های کوچک که می‌خواهند بدون درگیری با ویژگی‌های پیچیده کارها را پیش ببرند، عالی است.